Compliance

Celem zarządzania zgodnością w firmie Witzenmann jest zapewnienie przestrzegania przepisów prawnych mających zastosowanie do Grupy Witzenmann na całym świecie, wewnętrznych wytycznych firmy oraz podstawowych zasad etycznych i standardów międzynarodowych.

System CMS obejmuje całą Grupę Witzenmann. Jest on dostosowany do działalności i wymagań biznesowych firmy Witzenmann i dotyczy przede wszystkim tych obszarów, które zostały zidentyfikowane jako istotne dla firmy Witzenmann w ramach analiz ryzyka. Szczególnymi punktami pracy w zakresie zgodności w firmie Witzenmann są prawa człowieka i ochrona środowiska, ochrona danych, zgodność produktów, prawo antymonopolowe, zapobieganie korupcji, zapobieganie praniu pieniędzy oraz kontrola eksportu oraz wymogi dotyczące sankcji.

Praworządne, etyczne i uczciwe postępowanie jest podstawą działalności biznesowej firmy Witzenmann. Jest to określone w Kodeksie postępowania firmy Witzenmann.

Kierownictwo i dyrektorzy firmy Witzenmann są w pełni zaangażowani w realizację tych założeń i przekazują je swoim pracownikom („Tone from the Top/Middle”).

Pracownicy mają w każdej chwili możliwość skontaktowania się ze swoimi przełożonymi, zarządem lub specjalistą ds. zgodności w przypadku pytań dotyczących zgodności, a także wskazań dotyczących ryzyka lub nieprawidłowości. System informowania o nieprawidłowościach jest również dostępny dla wszystkich pracowników, a informatorzy podlegają szczególnej ochronie.

Zgodność z przepisami jest zadaniem kierowniczym wszystkich menedżerów w firmie. Środki organizacyjne, w szczególności zapewnienie odpowiednich i przejrzystych procesów, a także zapewnienie niezbędnych zasobów, zapewniają rozwój systemu CMS w całej Grupie Witzenmann.

Odpowiedzialność za system CMS spoczywa na dziale prawnym i zgodności z przepisami spółki Witzenmann GmbH, który składa regularne sprawozdania, a w razie potrzeby niezwłocznie bezpośrednio do właściwego Dyrektora Zarządzającego. Dział prawny i zgodności z przepisami opracowuje standardy zarządzania zgodnością w całej Grupie i doradza jednostkom biznesowym jako pierwszy punkt kontaktowy we wszystkich kwestiach związanych ze zgodnością.

Dział prawny i zgodności z przepisami jest wspierany przez ogólnoświatową sieć zgodności z przepisami Grupy Witzenmann. Każda z międzynarodowych spółek zależnych ma wyznaczoną lokalną osobę kontaktową ds. zgodności. Wspiera ona kierownictwo w przestrzeganiu zasad i wdrażaniu zarządzania zgodnością z przepisami na miejscu, w szczególności w odniesieniu do wdrażania standardów obowiązujących w całej Grupie i zgodności z obowiązującym prawem lokalnym.

Analizy ryzyka zgodności z przepisami stanowią podstawę zarządzania ryzykiem zgodności w firmie Witzenmann. W ramach regularnych analiz ryzyka braku zgodności organizacja jest systematycznie kontrolowana pod kątem ryzyka braku zgodności. Zidentyfikowane ryzyko jest rejestrowane, analizowane i oceniane.

Jeśli wymagają tego szczególne okoliczności, regularna analiza ryzyka zgodności jest uzupełniana audytami i ocenami ryzyka związanymi z wydarzeniami.

W oparciu o zidentyfikowane ryzyko naruszenia zgodności z przepisami firma Witzenmann opracowuje i wdraża zasady oraz środki mające na celu zmniejszenie ryzyka naruszenia zgodności. Należą do nich:

• kodeks postępowania dla pracowników firmy Witzenmann,
• kodeks postępowania dla dostawców firmy Witzenmann,
• wytyczne i wskazówki dotyczące konkretnych tematów,
• instrukcje procesowe, robocze i organizacyjne,
• kontrola partnerów biznesowych,
• szkolenia, programy e-learningowe i warsztaty,
• poufny i, w razie potrzeby, anonimowy system zgłaszania nieprawidłowości,
• doradztwo w kwestiach zgodności.

Firma Witzenmann informuje pracowników i partnerów biznesowych na różne sposoby o standardach zgodności z przepisami obowiązujących w firmie Witzenmann, w tym w wewnętrznych komunikatach zarządu oraz działu prawnego i zgodności z przepisami, w osobistych rozmowach, podczas odpowiadania na zapytania klientów oraz poprzez publikacje w Intranecie i Internecie.

Pracownicy firmy Witzenmann są w regularnych odstępach czasu szkoleni w zakresie tematów zgodności istotnych dla nich w każdym przypadku. W trakcie tego procesu uczą się, jak zachowywać się uczciwie i zgodnie z zasadami w codziennym życiu biznesowym. Program szkoleniowy zorientowany na popyt obejmuje zarówno szkolenia stacjonarne, jak i e-learning.

W ramach regularnie przeprowadzanych analiz ryzyka, treści dotyczące zgodności są wyjaśniane w osobistych rozmowach z osobami funkcyjnymi ze wszystkich odpowiednich działów korporacyjnych. Osoby funkcyjne mogą wymieniać zagrożenia dla zgodności w swoich obszarach i przeprowadzać rozmowy z ekspertami ds. zgodności.

Wszyscy pracownicy i organy wykonawcze firmy Witzenmann mają również możliwość uzyskania w dowolnym momencie rzetelnej porady w kwestiach zgodności z przepisami z działu prawnego i zgodności z przepisami. W razie potrzeby prowadzone są konsultacje z wyspecjalizowanymi doradcami prawnymi.

Firma Witzenmann nieustannie weryfikuje system CMS pod kątem jego skuteczności i adekwatności, a także pod kątem konieczności wprowadzenia zmian. W przypadku pojawienia się nowych wymogów prawnych, zmiany ryzyka lub dodania nowych zagrożeń, system jest dostosowywany do nowych okoliczności. W tym celu opracowywane są, a następnie wdrażane, katalogi środków i procesów.

Wyniki analiz ryzyka zgodności, audytów, sugestie pracowników i kierowników oraz, w stosownych przypadkach, informacje z systemu zgłaszania nieprawidłowości są wykorzystywane do ciągłego rozwoju i usprawniania systemu.